Vervolgens krijgt de klant het herziene opdrachtdocument en het voorgestelde werkplan. Die bekijken we samen nog eens om te zien of er nadere aanpassingen nodig zijn. Als er ook andere medewerkers of partners aan het project meewerken, worden die er van het begin af aan bij betrokken, zodat ook zij precies weten wat de opdracht inhoudt en wat de behoeften van de klant zijn.

Zodra we het eens zijn over strategie, begroting en verwachte resultaten, beginnen we aan het echte werk.

Werk in uitvoering

Het is niet zo dat onze klanten ons komen vertellen wat ze willen en vervolgens pas een telefoontje krijgen als we klaar zijn. Ironisch genoeg slagen maar weinig ‘communicatie-adviesbureaus’ erin behoorlijk met hun eigen klanten en partners te communiceren.

Wij vinden continu contact met onze klant van cruciaal belang en gebruiken onze communicatieve vaardigheden niet alleen voor het eindproduct, maar ook bij de ontwikkeling daarvan. Onze klanten hebben ervaren dat de beste resultaten worden bereikt als ze actief bij het project betrokken zijn, vanaf het eerste concept tot de laatste uitvoeringsfase. Zo kunnen ze er zeker van zijn dat ze krijgen wat ze willen hebben en niet voor verrassingen komen te staan.

Wij hebben ondervonden dat niet werken vóór, maar samenwerken mét onze klanten tot de grootste tevredenheid leidt. Natuurlijk zijn aard en omvang van een opdracht bepalend voor de mate waarin de klant actief betrokken kan zijn.

Tijdens het creatieve ontwikkelingsproces gebruiken klanten ons online extranet voor opmerkingen, aanpassingen en correcties. Medewerkers zetten er hun bijdragen op, om ze na goedkeuring in het eindproduct te laten opnemen.

Tenslotte is het essentieel dat iedereen van het begin tot het eind met plezier aan het project werkt.

Het hele proces staat onder toezicht van een speciale projectmanager, die zorgt dat er niet van de afgesproken opdracht, begroting en de deadlines wordt afgeweken.

De resultaten

Omdat goede resultaten en tevreden klanten ons streven is, zijn wij natuurlijk niet klaar als we het eindproduct hebben afgeleverd. We blijven de vinger aan de pols houden om te zien of ons werk in de praktijk voldoet aan de criteria die waren vastgelegd in het opdrachtdocument.

Ten slotte nodigen wij onze klant uit om het project te evalueren en ideeën voor verbeteringen en toekomstige projecten uit te wisselen.

Als we nog niet eerder hebben samengewerkt, is de eerste stap natuurlijk om kennis te maken en elkaar beter te leren kennen.

Elke klant zit in een andere situatie en elke klant communiceert met een ander publiek. Wij snijden onze aanpak daarop toe en komen met oplossingen op maat, afhankelijk van de behoeften, doelstellingen, cultuur en specifieke omstandigheden van de klant. Wij staan bij het eerste kennismakingsgesprek voor alles open.

Soms heeft de klant een duidelijk beeld van wat hij of zij wil. Daar gaan wij graag uitvoerig op in, al was het maar om misverstanden te voorkomen. Vaak is het in dit stadium nuttig om na te gaan of de klant misschien nog andere, onuitgesproken wensen of verwachtingen heeft. Af en toe spelen wij ‘de advocaat van de duivel’.

Soms krijgen we een communicatieprobleem voorgelegd met het verzoek de meest geschikte en effectieve oplossing te bedenken. Maar het komt ook voor dat de klant niet alleen al precies weet wat hij of zij wil bereiken, maar ook een duidelijk uitgewerkt idee heeft van de manier waarop dat zou moeten gebeuren.

Hoe dan ook, de klant weet dat hij of zij steeds centraal staat en dat er stimulerende en inspirerende gesprekken zullen worden gevoerd.

Zoals elke goede redacteur en journalist weet, begint een goed verhaal met een grondige research. Onze research begint bij de klant, waarbij ook de bedrijfsactiviteiten, de doelgroepen en de concurrentie aan bod.

Opdracht op papier

Ook al heeft de klant in het begin reeds kenbaar gemaakt wat hij of zij wil, wij stellen altijd een document op waarin precies omschreven staat wat de opdracht inhoudt, wat de belangrijkste doelstellingen zijn en hoe wij te werk zullen gaan. Eventuele aanpassingen waarover we het eens zijn geworden tijdens het eerste gesprek worden meegenomen. Als de doelstellingen eerder niet helemaal duidelijk waren, zorgen we ervoor dat ze dat nu wel zijn.

Afhankelijk van het soort project omvat het document verschillende punten, zoals huisstijl, doelgroep, positionering, format, mogelijke alternatieven, begroting, voorgestelde medewerkers en partners, deadlines enzovoorts.

Afhankelijk van de omvang van het project wordt naast het document ook een werkplan opgesteld, met een begroting en tijdschema’s. Daarin kunnen een aantal
alternatieven zijn uitgewerkt.

Herziening, wijziging en goedkeuring door de client zijn onderdelen van onze werkwijze.